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Add Notion databases and views guide

2026-07-20 15:48:11 -04:00

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📚 Guide complet : Databases & Database Views dans Notion

Guide de référence de A à Z sur le fonctionnement des bases de données (Databases) et des vues de bases de données (Database Views) dans Notion.

Table des matières

Introduction : Qu'est-ce qu'une Database ?
Concepts fondamentaux
Créer une database
Databases pleine page vs. en ligne (inline)
Les propriétés (Database Properties)
Relations & Rollups
Formules (Formulas)
Templates de database
Sous-éléments, dépendances & tâches/sprints
Data sources & databases liées
Les Database Views (vues)
Filtres, tris et regroupements
Tableau récapitulatif des vues
Cas d'usage concrets
Limites à connaître

1. Introduction

Les Databases (bases de données) sont l'une des fonctionnalités fondamentales de Notion. Ce sont des collections de pages Notion qui vous permettent d'organiser l'information de multiples façons.

Ce qui rend les databases Notion uniques :

Chaque élément est sa propre page : chaque ligne/élément est une page Notion complète que vous pouvez ouvrir, formater et remplir de contenu (texte, images, sous-pages, etc.).
Propriétés personnalisables : ajoutez du contexte (dates, statuts, personnes, liens…) à chaque élément.
Visualisation multiple : les mêmes données peuvent être affichées en table, calendrier, tableau kanban, chart, etc.
Sources multiples : une seule database peut regrouper plusieurs jeux de données (ex. un CRM tout-en-un : contacts, entreprises, deals).

2. Concepts fondamentaux

Concept	Description
Database	Le conteneur global qui regroupe une ou plusieurs sources de données et une ou plusieurs vues.
Data source	Un ensemble de pages. Chaque database contient au moins une data source.
Page / Item	Chaque ligne = une page Notion complète, ouvrable et éditable.
Property (propriété)	Champ de métadonnées attaché à chaque page (date, statut, personne…).
View (vue)	Une manière d'afficher les données (table, board, calendrier…).

3. Créer une database

Méthode 1 — Nouvelle page

Créez une nouvelle page → sous Get started with, sélectionnez Table (ou ••• → Database).

Méthode 2 — Commande slash

Dans une page existante, tapez /database.

Options à la création :

New empty database : partir de zéro.
Link to existing data source : réutiliser des données existantes du workspace.
Build with AI : donner un prompt à Notion AI pour générer la database.
Suggested template : choisir un modèle proposé.

Premières étapes de configuration :

Créer une page → bouton New page.
Ajouter une propriété → Add property (ex. Status, Due date).
Ajouter une vue → par défaut en Table view, mais autant de vues que souhaité.
Éditer la vue → nom, layout, propriétés visibles, filtres, tris, groupes.

4. Full-page vs. Inline

Databases pleine page (Full-page)

Apparaissent comme n'importe quelle page dans la sidebar.
Verrouillage possible : ••• → Lock database (empêche la modification des propriétés/options).
Transformer en inline : glisser dans une autre page → ⋮⋮ → Turn into inline.

Databases en ligne (Inline)

Contrôles et menus masqués jusqu'au survol.
Étendre en pleine page : cliquer sur ⤡ en haut.
Transformer en pleine page : ⋮⋮ puis glisser vers la sidebar.
Actions via ⋮⋮ : Delete, Duplicate, Move, Copy link.

Dupliquer une database

Inline : survol → ⋮⋮ → Duplicate.
Full-page : ••• → Duplicate.
Choix : Duplicate with content (avec les pages) ou without content (structure seule).

5. Les propriétés

Les propriétés ajoutent du contexte et permettent de filtrer, trier et rechercher.

Types de propriétés disponibles

Propriété	Usage
Text	Texte formaté (notes, résumés, descriptions).
Number	Nombres, avec format devise ou barre de progression.
Select	Une option parmi une liste de tags.
Status	Progression : To-do, In Progress, Complete.
Multi-Select	Plusieurs tags/catégories.
Date	Date ou plage de dates (heure optionnelle).
Formula	Calculs basés sur d'autres propriétés.
Relation	Connexion entre databases.
Rollup	Agrégation d'infos issues d'une relation.
Person	Assigner une personne/groupe du workspace.
File	Upload de fichiers et images.
Checkbox	Vrai/faux (tâches légères).
URL	Lien web.
Email	Adresse email (ouvre le client mail).
Phone	Numéro (déclenche l'appel).
Created time / by	Auto-généré (non éditable).
Last edited time / by	Auto-mis à jour (non éditable).
Button	Automatiser des actions en un clic.
ID	Identifiant numérique unique, immuable.
Place	Localisation (services de localisation, nom, adresse).

💡 Notion AI peut auto-remplir certains types de propriétés.

Gérer les propriétés

Créer : Add property ou + à droite → nom + type.
Éditer : menu ⚙️ en haut → Edit properties.
Masquer/afficher : Property visibility → 👁️.
Valeurs : la façon d'éditer varie par type (date picker, tags, upload de fichier…).

⚠️ Limite : max 500 propriétés par database.

6. Relations & Rollups

Relations

Une relation connecte les éléments de deux databases (ou d'une database à elle-même).

Exemple : une database Customers + une database Items → savoir quel client a acheté quel article.

Créer une relation :

Ajouter une propriété → type Relation.
Chercher la database cible.
Add relation.

Relations bidirectionnelles (2-way) :

Par défaut, les relations sont 1-way.
Activer Show on [database] pour synchroniser dans les deux sens.

Options :

Limiter le nombre de pages liées (1 page ou illimité).
Property visibility : Always show / Hide when empty / Always hide.
Personnaliser les propriétés affichées dans la relation.
Relation vers elle-même : ex. tâches liées entre elles.

Rollups

Un rollup agrège les données issues d'une relation (compter, additionner, moyenne…).

⚠️ On ne peut pas faire un rollup d'un rollup (risque de boucles).

7. Formules

Une propriété Formula exécute des calculs basés sur d'autres propriétés, via le langage de formules Notion.

Où utiliser les formules

Comme propriété de database.
Dans une action de bouton.
Dans une action de database button.
Dans une action d'automatisation.

Exemples concrets

Due date = date de début + 2 semaines

dateAdd(Start Date, 2, "week") Marquer "Overdue" en rouge/gras si dépassé et non terminé

if(and(now() > Due Date, Status != "Done"), style("Overdue", "red", "b"), "") Nombre de tâches liées

Tasks.length()

Éléments du langage

Properties : prop("Nom")
Opérateurs math : + - * % ^
Booléens : true, false
Comparaison : == > >= < <= !=
Logiques : and, or, not
Ternaire : X ? Y : Z (équivalent à if(X, Y, Z))

Fonctions courantes

if(), ifs(), empty(), length(), substring(), contains(), replace(), lower(), upper(), style(), format(), now(), today(), dateAdd(), dateBetween(), .first(), .every(), .filter(), .map(), round(), min(), max(), sum(), mean()…

💡 Notion AI peut créer/éditer vos formules à partir d'une description.

8. Templates de database

Les templates permettent de répliquer une structure de page en un clic (ex. notes de réunion, rapport de bug, spec design).

Créer un template :

Flèche déroulante à côté de New → + New template.
Nommer le template (= nom affiché).
Prédéfinir propriétés (ex. Priority = P1) et contenu (texte, images, embeds, sous-pages).

Utiliser un template : menu déroulant du bouton New → choisir le template.

Templates récurrents : répétition quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

Nesting (imbrication) :

Pas de nesting dans un template récurrent quotidien.
Max 3 niveaux d'imbrication.

⚠️ Les templates sont propres à chaque database. Évitez de remplir les propriétés relation dans un template (sauf si vous voulez lier toutes les pages à la même cible).

9. Tâches, sous-items & sprints

Sub-items (sous-éléments)

Découpent une tâche en plus petites parties, visibles dans toutes les vues.

Activer : ⚙️ → More settings → Sub-items → Turn on.
Affichage : Nested in toggle, Flattened list, Card property…
Filtres : Parents only / Parents and sub-items / Sub-items only.

Dependencies (dépendances)

Connectent les tâches de façon linéaire (A bloque B).

Options de décalage automatique des dates :
- Shift only when dates overlap
- Shift & maintain time between items
- Do not automatically shift
Option pour éviter les week-ends.

Task database

Une database avec les propriétés status, assignee, due date.

Activer : ⚙️ → More settings → Turn into Tasks.
Les tâches assignées apparaissent dans My tasks (widget dans Home).
Propriété ID : identifiant unique, URL directe (notion.so/TASK-123).

Sprints

Nécessitent une Task database.

Activer : ⚙️ → More settings → Sprints → Turn on sprints.
Sprint board : Current Sprint / Sprint planning / Backlog.
Sprints database : vue générale + Timeline.
Réglages : durée (1 à 8 semaines), jour de début, gestion des tâches incomplètes, complétion automatique.

10. Data sources

Chaque database contient au moins une data source. Une database peut en contenir plusieurs.

Cas d'usage multi-sources :

CRM : contacts + entreprises + deals + activités.
Gestion de projet : membres + projets + tâches + ressources.
Recrutement : candidats + postes + départements + entretiens.

Ajouter/gérer : icône slider → Manage data sources.

Sources : celles originaires de cette database (Move / Move to Trash / Add).
Linked : celles venant d'ailleurs (X pour retirer).

Databases liées (linked) :

Les vues/filtres/tris/groupes créés sur une database liée n'affectent pas l'originale.
En revanche, l'édition du titre, des propriétés ou des pages est répercutée sur la source d'origine.
Le niveau d'accès respecte celui de la database originale.

⚠️ Pour partager une page contenant une data source liée, le destinataire doit avoir accès à la database originale.

11. Les Database Views

Une vue est une manière d'afficher/organiser les données. Chaque vue peut avoir ses propres filtres, tris, groupes et propriétés visibles.

Types de vues disponibles

Vue	Description	Idéal pour
Table	Format tableur classique (lignes/colonnes).	Données structurées, aperçu complet.
Board (Kanban)	Colonnes de cartes regroupées par propriété (ex. Status).	Workflows, gestion de tâches.
Timeline	Chronologie horizontale (type Gantt).	Planification, dépendances.
Calendar	Vue calendrier basée sur une propriété Date.	Événements, deadlines.
List	Liste minimaliste et épurée.	Notes, docs, lecture simple.
Gallery	Cartes visuelles avec aperçu d'image/contenu.	Moodboards, portfolios.
Chart	Graphiques (barres, courbes, camemberts…).	Analyse, reporting, dashboards.
Form	Formulaire de saisie qui crée de nouvelles entrées.	Collecte de données, sondages.
Map	Localisation des éléments (propriété Place).	Lieux, adresses.
Feed	Flux de contenu de type actualité.	Mises à jour, annonces.

Layouts (mises en page)

Chaque vue possède des options de layout personnalisables : taille des cartes, aperçu d'image, propriétés affichées, ouverture des pages, etc.

Dashboards

Combinez plusieurs vues liées + charts sur une même page pour un tableau de bord centralisé.

Ajouter/éditer une vue

Cliquer sur + à côté des vues existantes.
Choisir le type de layout.
Éditer : nom, layout, visibilité des propriétés, filtres, tris, groupes.

💡 Vous pouvez ajouter une vue liée d'une autre data source dans n'importe quelle database.

12. Filtres, tris & regroupements

Filtres (Filters)

Affichent uniquement les éléments correspondant à des critères.

Ex. : Status = "In Progress", Due Date = cette semaine.
Filtres multiples avec logique AND / OR.
Groupes de filtres avancés (imbriqués).

Tris (Sorts)

Ordonnent les éléments selon une ou plusieurs propriétés (ascendant/descendant).

Regroupements (Groups)

Regroupent visuellement les éléments par propriété (ex. par Status dans un board, par assigné, par date).

Group (regroupement principal) et Sub-group (sous-regroupement, notamment en board).

⚠️ Sur une database liée, filtres/tris/groupes sont locaux et n'affectent pas l'originale.

13. Récapitulatif des vues

📊 Table → tableur (colonnes/lignes) 📋 Board → kanban (colonnes de cartes) 📅 Calendar → calendrier (par date) ⏱️ Timeline → chronologie / Gantt 📝 List → liste épurée 🖼️ Gallery → cartes visuelles 📈 Chart → graphiques 🗺️ Map → carte géographique 📰 Feed → flux d'actualité 🗒️ Form → formulaire de saisie

14. Cas d'usage

Gestion de projet : Task database + sous-items + dépendances + sprints, vues Board/Timeline/Calendar.
CRM : database multi-sources (contacts, entreprises, deals), vues filtrées par étape.
Notes de réunion : templates récurrents + relation vers clients/projets.
Suivi OKR : relation entre database d'OKR et database de tâches, rollups pour la progression.
Portfolio / moodboard : vue Gallery avec propriété File.
Collecte de données : vue Form partagée en externe.
Reporting : Dashboard combinant charts et vues liées.

15. Limites à connaître

500 propriétés max par database.
Pas de rollup d'un rollup (évite les boucles).
Au-delà de 1 000 éléments : les nouvelles pages peuvent apparaître au milieu de la collection (indexation).
Export CSV : les relations s'exportent en URL texte brut ; impossible de réimporter pour rétablir les relations.
Duplication d'une database avec relation : la relation dupliquée devient 1-way (convertible à nouveau en 2-way).
Templates : non partagés entre databases ; nesting limité à 3 niveaux ; pas de nesting dans un template récurrent quotidien.
Databases liées : nécessitent l'accès à la database originale pour le partage.

✅ En résumé

Une Database Notion = une collection de pages, décrites par des propriétés, reliées entre elles par des relations/rollups, enrichies par des formules, structurées par des templates, et affichées à travers de multiples vues (table, board, calendrier, timeline, gallery, chart, form, map, feed, list) — chacune personnalisable par des filtres, tris et regroupements. Le tout peut regrouper plusieurs data sources pour créer des outils tout-en-un (CRM, gestion de projet, recrutement…).

Guide basé sur la documentation officielle du Notion Help Center.

Database https://www.notion.com/help/category/databases https://www.notion.com/help/intro-to-databases https://www.notion.com/help/database-properties https://www.notion.com/help/relations-and-rollups https://www.notion.com/help/formulas https://www.notion.com/help/formula-syntax https://www.notion.com/help/database-templates https://www.notion.com/help/tasks-and-dependencies https://www.notion.com/help/sprints https://www.notion.com/help/data-sources-and-linked-databases

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