# 📚 Guide complet : Databases & Database Views dans Notion

> Guide de référence de A à Z sur le fonctionnement des bases de données (Databases) et des vues de bases de données (Database Views) dans Notion.

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## Table des matières

1. [Introduction : Qu'est-ce qu'une Database ?](#1-introduction)
2. [Concepts fondamentaux](#2-concepts-fondamentaux)
3. [Créer une database](#3-créer-une-database)
4. [Databases pleine page vs. en ligne (inline)](#4-full-page-vs-inline)
5. [Les propriétés (Database Properties)](#5-les-propriétés)
6. [Relations & Rollups](#6-relations--rollups)
7. [Formules (Formulas)](#7-formules)
8. [Templates de database](#8-templates-de-database)
9. [Sous-éléments, dépendances & tâches/sprints](#9-tâches-sous-items-sprints)
10. [Data sources & databases liées](#10-data-sources)
11. [Les Database Views (vues)](#11-les-database-views)
12. [Filtres, tris et regroupements](#12-filtres-tris-regroupements)
13. [Tableau récapitulatif des vues](#13-récapitulatif-des-vues)
14. [Cas d'usage concrets](#14-cas-dusage)
15. [Limites à connaître](#15-limites)

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## 1. Introduction

Les **Databases** (bases de données) sont l'une des fonctionnalités **fondamentales** de Notion. Ce sont des **collections de pages Notion** qui vous permettent d'organiser l'information de multiples façons.

Ce qui rend les databases Notion uniques :

- **Chaque élément est sa propre page** : chaque ligne/élément est une page Notion complète que vous pouvez ouvrir, formater et remplir de contenu (texte, images, sous-pages, etc.).
- **Propriétés personnalisables** : ajoutez du contexte (dates, statuts, personnes, liens…) à chaque élément.
- **Visualisation multiple** : les mêmes données peuvent être affichées en table, calendrier, tableau kanban, chart, etc.
- **Sources multiples** : une seule database peut regrouper plusieurs jeux de données (ex. un CRM tout-en-un : contacts, entreprises, deals).

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## 2. Concepts fondamentaux

| Concept | Description |
|---------|-------------|
| **Database** | Le conteneur global qui regroupe une ou plusieurs sources de données et une ou plusieurs vues. |
| **Data source** | Un ensemble de pages. Chaque database contient **au moins une** data source. |
| **Page / Item** | Chaque ligne = une page Notion complète, ouvrable et éditable. |
| **Property (propriété)** | Champ de métadonnées attaché à chaque page (date, statut, personne…). |
| **View (vue)** | Une manière d'afficher les données (table, board, calendrier…). |

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## 3. Créer une database

**Méthode 1 — Nouvelle page**
1. Créez une nouvelle page → sous **Get started with**, sélectionnez **Table** (ou `•••` → **Database**).

**Méthode 2 — Commande slash**
- Dans une page existante, tapez `/database`.

**Options à la création :**
- **New empty database** : partir de zéro.
- **Link to existing data source** : réutiliser des données existantes du workspace.
- **Build with AI** : donner un prompt à Notion AI pour générer la database.
- **Suggested template** : choisir un modèle proposé.

**Premières étapes de configuration :**
1. **Créer une page** → bouton **New page**.
2. **Ajouter une propriété** → **Add property** (ex. Status, Due date).
3. **Ajouter une vue** → par défaut en **Table view**, mais autant de vues que souhaité.
4. **Éditer la vue** → nom, layout, propriétés visibles, filtres, tris, groupes.

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## 4. Full-page vs. Inline

### Databases pleine page (Full-page)
- Apparaissent comme n'importe quelle page dans la sidebar.
- **Verrouillage** possible : `•••` → **Lock database** (empêche la modification des propriétés/options).
- Transformer en inline : glisser dans une autre page → `⋮⋮` → **Turn into inline**.

### Databases en ligne (Inline)
- Contrôles et menus **masqués** jusqu'au survol.
- Étendre en pleine page : cliquer sur **⤡** en haut.
- Transformer en pleine page : `⋮⋮` puis glisser vers la sidebar.
- Actions via `⋮⋮` : **Delete, Duplicate, Move, Copy link**.

### Dupliquer une database
- **Inline** : survol → `⋮⋮` → **Duplicate**.
- **Full-page** : `•••` → **Duplicate**.
- Choix : **Duplicate with content** (avec les pages) ou **without content** (structure seule).

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## 5. Les propriétés

Les propriétés ajoutent du contexte et permettent de **filtrer, trier et rechercher**.

### Types de propriétés disponibles

| Propriété | Usage |
|-----------|-------|
| **Text** | Texte formaté (notes, résumés, descriptions). |
| **Number** | Nombres, avec format devise ou barre de progression. |
| **Select** | Une option parmi une liste de tags. |
| **Status** | Progression : To-do, In Progress, Complete. |
| **Multi-Select** | Plusieurs tags/catégories. |
| **Date** | Date ou plage de dates (heure optionnelle). |
| **Formula** | Calculs basés sur d'autres propriétés. |
| **Relation** | Connexion entre databases. |
| **Rollup** | Agrégation d'infos issues d'une relation. |
| **Person** | Assigner une personne/groupe du workspace. |
| **File** | Upload de fichiers et images. |
| **Checkbox** | Vrai/faux (tâches légères). |
| **URL** | Lien web. |
| **Email** | Adresse email (ouvre le client mail). |
| **Phone** | Numéro (déclenche l'appel). |
| **Created time / by** | Auto-généré (non éditable). |
| **Last edited time / by** | Auto-mis à jour (non éditable). |
| **Button** | Automatiser des actions en un clic. |
| **ID** | Identifiant numérique unique, immuable. |
| **Place** | Localisation (services de localisation, nom, adresse). |

> 💡 **Notion AI** peut auto-remplir certains types de propriétés.

### Gérer les propriétés
- **Créer** : **Add property** ou `+` à droite → nom + type.
- **Éditer** : menu ⚙️ en haut → **Edit properties**.
- **Masquer/afficher** : **Property visibility** → 👁️.
- **Valeurs** : la façon d'éditer varie par type (date picker, tags, upload de fichier…).

> ⚠️ **Limite** : max **500 propriétés** par database.

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## 6. Relations & Rollups

### Relations
Une **relation** connecte les éléments de deux databases (ou d'une database à elle-même).

**Exemple** : une database *Customers* + une database *Items* → savoir quel client a acheté quel article.

**Créer une relation :**
1. Ajouter une propriété → type **Relation**.
2. Chercher la database cible.
3. **Add relation**.

**Relations bidirectionnelles (2-way) :**
- Par défaut, les relations sont **1-way**.
- Activer **Show on [database]** pour synchroniser dans les deux sens.

**Options :**
- **Limiter** le nombre de pages liées (1 page ou illimité).
- **Property visibility** : Always show / Hide when empty / Always hide.
- **Personnaliser les propriétés affichées** dans la relation.
- **Relation vers elle-même** : ex. tâches liées entre elles.

### Rollups
Un **rollup** agrège les données issues d'une relation (compter, additionner, moyenne…).

> ⚠️ On **ne peut pas faire un rollup d'un rollup** (risque de boucles).

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## 7. Formules

Une propriété **Formula** exécute des calculs basés sur d'autres propriétés, via le langage de formules Notion.

### Où utiliser les formules
- Comme **propriété de database**.
- Dans une **action de bouton**.
- Dans une **action de database button**.
- Dans une **action d'automatisation**.

### Exemples concrets



Due date = date de début + 2 semaines

dateAdd(Start Date, 2, "week")
Marquer "Overdue" en rouge/gras si dépassé et non terminé

if(and(now() > Due Date, Status != "Done"), style("Overdue", "red", "b"), "")
Nombre de tâches liées

Tasks.length()


### Éléments du langage
- **Properties** : `prop("Nom")`
- **Opérateurs math** : `+ - * % ^`
- **Booléens** : `true`, `false`
- **Comparaison** : `== > >= < <= !=`
- **Logiques** : `and`, `or`, `not`
- **Ternaire** : `X ? Y : Z` (équivalent à `if(X, Y, Z)`)

### Fonctions courantes
`if()`, `ifs()`, `empty()`, `length()`, `substring()`, `contains()`, `replace()`, `lower()`, `upper()`, `style()`, `format()`, `now()`, `today()`, `dateAdd()`, `dateBetween()`, `.first()`, `.every()`, `.filter()`, `.map()`, `round()`, `min()`, `max()`, `sum()`, `mean()`…

> 💡 **Notion AI** peut créer/éditer vos formules à partir d'une description.

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## 8. Templates de database

Les **templates** permettent de répliquer une structure de page en un clic (ex. notes de réunion, rapport de bug, spec design).

**Créer un template :**
1. Flèche déroulante à côté de **New** → **+ New template**.
2. Nommer le template (= nom affiché).
3. Prédéfinir propriétés (ex. Priority = P1) et contenu (texte, images, embeds, sous-pages).

**Utiliser un template :** menu déroulant du bouton **New** → choisir le template.

**Templates récurrents :** répétition quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

**Nesting (imbrication) :**
- Pas de nesting dans un template récurrent **quotidien**.
- Max **3 niveaux** d'imbrication.

> ⚠️ Les templates sont **propres à chaque database**. Évitez de remplir les propriétés relation dans un template (sauf si vous voulez lier toutes les pages à la même cible).

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## 9. Tâches, sous-items & sprints

### Sub-items (sous-éléments)
Découpent une tâche en plus petites parties, visibles dans toutes les vues.
- **Activer** : ⚙️ → **More settings** → **Sub-items** → **Turn on**.
- **Affichage** : *Nested in toggle*, *Flattened list*, *Card property*…
- **Filtres** : Parents only / Parents and sub-items / Sub-items only.

### Dependencies (dépendances)
Connectent les tâches de façon linéaire (A bloque B).
- Options de décalage automatique des dates :
  - **Shift only when dates overlap**
  - **Shift & maintain time between items**
  - **Do not automatically shift**
- Option pour éviter les week-ends.

### Task database
Une database avec les propriétés **status, assignee, due date**.
- **Activer** : ⚙️ → **More settings** → **Turn into Tasks**.
- Les tâches assignées apparaissent dans **My tasks** (widget dans Home).
- Propriété **ID** : identifiant unique, URL directe (`notion.so/TASK-123`).

### Sprints
Nécessitent une **Task database**.
- **Activer** : ⚙️ → **More settings** → **Sprints** → **Turn on sprints**.
- **Sprint board** : Current Sprint / Sprint planning / Backlog.
- **Sprints database** : vue générale + Timeline.
- **Réglages** : durée (1 à 8 semaines), jour de début, gestion des tâches incomplètes, complétion automatique.

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## 10. Data sources

Chaque database contient **au moins une data source**. Une database peut en contenir **plusieurs**.

**Cas d'usage multi-sources :**
- **CRM** : contacts + entreprises + deals + activités.
- **Gestion de projet** : membres + projets + tâches + ressources.
- **Recrutement** : candidats + postes + départements + entretiens.

**Ajouter/gérer :** icône slider → **Manage data sources**.
- **Sources** : celles originaires de cette database (Move / Move to Trash / Add).
- **Linked** : celles venant d'ailleurs (X pour retirer).

**Databases liées (linked) :**
- Les vues/filtres/tris/groupes créés sur une database liée **n'affectent pas** l'originale.
- En revanche, l'édition du **titre, des propriétés ou des pages** est **répercutée** sur la source d'origine.
- Le niveau d'accès respecte celui de la database originale.

> ⚠️ Pour partager une page contenant une data source liée, le destinataire doit avoir accès à la **database originale**.

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## 11. Les Database Views

Une **vue** est une manière d'afficher/organiser les données. Chaque vue peut avoir ses propres filtres, tris, groupes et propriétés visibles.

### Types de vues disponibles

| Vue | Description | Idéal pour |
|-----|-------------|-----------|
| **Table** | Format tableur classique (lignes/colonnes). | Données structurées, aperçu complet. |
| **Board (Kanban)** | Colonnes de cartes regroupées par propriété (ex. Status). | Workflows, gestion de tâches. |
| **Timeline** | Chronologie horizontale (type Gantt). | Planification, dépendances. |
| **Calendar** | Vue calendrier basée sur une propriété Date. | Événements, deadlines. |
| **List** | Liste minimaliste et épurée. | Notes, docs, lecture simple. |
| **Gallery** | Cartes visuelles avec aperçu d'image/contenu. | Moodboards, portfolios. |
| **Chart** | Graphiques (barres, courbes, camemberts…). | Analyse, reporting, dashboards. |
| **Form** | Formulaire de saisie qui crée de nouvelles entrées. | Collecte de données, sondages. |
| **Map** | Localisation des éléments (propriété Place). | Lieux, adresses. |
| **Feed** | Flux de contenu de type actualité. | Mises à jour, annonces. |

### Layouts (mises en page)
Chaque vue possède des **options de layout** personnalisables : taille des cartes, aperçu d'image, propriétés affichées, ouverture des pages, etc.

### Dashboards
Combinez plusieurs vues liées + charts sur une même page pour un tableau de bord centralisé.

### Ajouter/éditer une vue
1. Cliquer sur **+** à côté des vues existantes.
2. Choisir le type de layout.
3. Éditer : nom, layout, visibilité des propriétés, filtres, tris, groupes.

> 💡 Vous pouvez ajouter une **vue liée** d'une autre data source dans n'importe quelle database.

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## 12. Filtres, tris & regroupements

### Filtres (Filters)
Affichent uniquement les éléments correspondant à des critères.
- Ex. : Status = "In Progress", Due Date = cette semaine.
- Filtres multiples avec logique **AND / OR**.
- Groupes de filtres avancés (imbriqués).

### Tris (Sorts)
Ordonnent les éléments selon une ou plusieurs propriétés (ascendant/descendant).

### Regroupements (Groups)
Regroupent visuellement les éléments par propriété (ex. par Status dans un board, par assigné, par date).
- **Group** (regroupement principal) et **Sub-group** (sous-regroupement, notamment en board).

> ⚠️ Sur une **database liée**, filtres/tris/groupes sont locaux et n'affectent pas l'originale.

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## 13. Récapitulatif des vues



📊 Table      → tableur (colonnes/lignes)
📋 Board      → kanban (colonnes de cartes)
📅 Calendar   → calendrier (par date)
⏱️ Timeline   → chronologie / Gantt
📝 List       → liste épurée
🖼️ Gallery    → cartes visuelles
📈 Chart      → graphiques
🗺️ Map        → carte géographique
📰 Feed       → flux d'actualité
🗒️ Form       → formulaire de saisie


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## 14. Cas d'usage

- **Gestion de projet** : Task database + sous-items + dépendances + sprints, vues Board/Timeline/Calendar.
- **CRM** : database multi-sources (contacts, entreprises, deals), vues filtrées par étape.
- **Notes de réunion** : templates récurrents + relation vers clients/projets.
- **Suivi OKR** : relation entre database d'OKR et database de tâches, rollups pour la progression.
- **Portfolio / moodboard** : vue Gallery avec propriété File.
- **Collecte de données** : vue Form partagée en externe.
- **Reporting** : Dashboard combinant charts et vues liées.

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## 15. Limites à connaître

- **500 propriétés max** par database.
- **Pas de rollup d'un rollup** (évite les boucles).
- **Au-delà de 1 000 éléments** : les nouvelles pages peuvent apparaître au milieu de la collection (indexation).
- **Export CSV** : les relations s'exportent en URL texte brut ; **impossible de réimporter** pour rétablir les relations.
- **Duplication d'une database avec relation** : la relation dupliquée devient **1-way** (convertible à nouveau en 2-way).
- **Templates** : non partagés entre databases ; nesting limité à 3 niveaux ; pas de nesting dans un template récurrent quotidien.
- **Databases liées** : nécessitent l'accès à la database originale pour le partage.

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## ✅ En résumé

Une **Database Notion** = une collection de pages, décrites par des **propriétés**, reliées entre elles par des **relations/rollups**, enrichies par des **formules**, structurées par des **templates**, et affichées à travers de multiples **vues** (table, board, calendrier, timeline, gallery, chart, form, map, feed, list) — chacune personnalisable par des **filtres, tris et regroupements**. Le tout peut regrouper plusieurs **data sources** pour créer des outils tout-en-un (CRM, gestion de projet, recrutement…).

*Guide basé sur la documentation officielle du Notion Help Center.*

*Database*
https://www.notion.com/help/category/databases
https://www.notion.com/help/intro-to-databases
https://www.notion.com/help/database-properties
https://www.notion.com/help/relations-and-rollups
https://www.notion.com/help/formulas
https://www.notion.com/help/formula-syntax
https://www.notion.com/help/database-templates
https://www.notion.com/help/tasks-and-dependencies
https://www.notion.com/help/sprints
https://www.notion.com/help/data-sources-and-linked-databases

*Database view*
https://www.notion.com/help/category/database-views
https://www.notion.com/help/category/database-views/all
https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts
https://www.notion.com/help/tables
https://www.notion.com/help/boards
https://www.notion.com/help/timelines
https://www.notion.com/help/calendars
https://www.notion.com/help/lists
https://www.notion.com/help/dashboards
https://www.notion.com/help/galleries
https://www.notion.com/help/charts
https://www.notion.com/help/forms
https://www.notion.com/help/maps
https://www.notion.com/help/feeds
https://www.notion.com/help/layouts