From 9422753e8be51bcc39e7a499c69e529fed41bcb6 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Bruno Charest Date: Mon, 20 Jul 2026 15:48:11 -0400 Subject: [PATCH] Add Notion databases and views guide --- ROADMAP.md | 8 +- docs/Guide_Complet_Notion_database.md | 406 ++++++++++++++++++++++++++ 2 files changed, 412 insertions(+), 2 deletions(-) create mode 100644 docs/Guide_Complet_Notion_database.md diff --git a/ROADMAP.md b/ROADMAP.md index 517e825..896814f 100644 --- a/ROADMAP.md +++ b/ROADMAP.md @@ -239,8 +239,12 @@ Propriétés custom, AI keywords, sync API, 12 tables DB ### v4.7.0 — FlowDeck Agent (Agent IA natif) -> **Objectif :** Un agent IA intégré à FlowDeck, capable de planifier, rechercher et **agir** directement sur les workspaces — collections, pages, propriétés, vues, issues Gitea. Inspiré de Notion Agent (2026). -> **Documentation :** [`docs/Flowdeck_Agent_integration.md`](docs/Flowdeck_Agent_integration.md) (702 lignes) · [`docs/Guide_Complet_Notion_Agent_2026.md`](docs/Guide_Complet_Notion_Agent_2026.md) (464 lignes) +**Objectif :** Un agent IA intégré à FlowDeck, capable de planifier, rechercher et **agir** directement sur les workspaces — collections, pages, propriétés, vues, issues Gitea. Inspiré de Notion Agent (2026). + +**Documentation :** + +[`docs/Flowdeck_Agent_integration.md`](docs/Flowdeck_Agent_integration.md) (702 lignes) · +[`docs/Guide_Complet_Notion_Agent_2026.md`](docs/Guide_Complet_Notion_Agent_2026.md) (464 lignes) #### Concept Là où un assistant IA classique répond (`prompt → réponse`), FlowDeck Agent **réalise** : diff --git a/docs/Guide_Complet_Notion_database.md b/docs/Guide_Complet_Notion_database.md new file mode 100644 index 0000000..cf04f10 --- /dev/null +++ b/docs/Guide_Complet_Notion_database.md @@ -0,0 +1,406 @@ +# 📚 Guide complet : Databases & Database Views dans Notion + +> Guide de référence de A à Z sur le fonctionnement des bases de données (Databases) et des vues de bases de données (Database Views) dans Notion. + +--- + +## Table des matières + +1. [Introduction : Qu'est-ce qu'une Database ?](#1-introduction) +2. [Concepts fondamentaux](#2-concepts-fondamentaux) +3. [Créer une database](#3-créer-une-database) +4. [Databases pleine page vs. en ligne (inline)](#4-full-page-vs-inline) +5. [Les propriétés (Database Properties)](#5-les-propriétés) +6. [Relations & Rollups](#6-relations--rollups) +7. [Formules (Formulas)](#7-formules) +8. [Templates de database](#8-templates-de-database) +9. [Sous-éléments, dépendances & tâches/sprints](#9-tâches-sous-items-sprints) +10. [Data sources & databases liées](#10-data-sources) +11. [Les Database Views (vues)](#11-les-database-views) +12. [Filtres, tris et regroupements](#12-filtres-tris-regroupements) +13. [Tableau récapitulatif des vues](#13-récapitulatif-des-vues) +14. [Cas d'usage concrets](#14-cas-dusage) +15. [Limites à connaître](#15-limites) + +--- + +## 1. Introduction + +Les **Databases** (bases de données) sont l'une des fonctionnalités **fondamentales** de Notion. Ce sont des **collections de pages Notion** qui vous permettent d'organiser l'information de multiples façons. + +Ce qui rend les databases Notion uniques : + +- **Chaque élément est sa propre page** : chaque ligne/élément est une page Notion complète que vous pouvez ouvrir, formater et remplir de contenu (texte, images, sous-pages, etc.). +- **Propriétés personnalisables** : ajoutez du contexte (dates, statuts, personnes, liens…) à chaque élément. +- **Visualisation multiple** : les mêmes données peuvent être affichées en table, calendrier, tableau kanban, chart, etc. +- **Sources multiples** : une seule database peut regrouper plusieurs jeux de données (ex. un CRM tout-en-un : contacts, entreprises, deals). + +--- + +## 2. Concepts fondamentaux + +| Concept | Description | +|---------|-------------| +| **Database** | Le conteneur global qui regroupe une ou plusieurs sources de données et une ou plusieurs vues. | +| **Data source** | Un ensemble de pages. Chaque database contient **au moins une** data source. | +| **Page / Item** | Chaque ligne = une page Notion complète, ouvrable et éditable. | +| **Property (propriété)** | Champ de métadonnées attaché à chaque page (date, statut, personne…). | +| **View (vue)** | Une manière d'afficher les données (table, board, calendrier…). | + +--- + +## 3. Créer une database + +**Méthode 1 — Nouvelle page** +1. Créez une nouvelle page → sous **Get started with**, sélectionnez **Table** (ou `•••` → **Database**). + +**Méthode 2 — Commande slash** +- Dans une page existante, tapez `/database`. + +**Options à la création :** +- **New empty database** : partir de zéro. +- **Link to existing data source** : réutiliser des données existantes du workspace. +- **Build with AI** : donner un prompt à Notion AI pour générer la database. +- **Suggested template** : choisir un modèle proposé. + +**Premières étapes de configuration :** +1. **Créer une page** → bouton **New page**. +2. **Ajouter une propriété** → **Add property** (ex. Status, Due date). +3. **Ajouter une vue** → par défaut en **Table view**, mais autant de vues que souhaité. +4. **Éditer la vue** → nom, layout, propriétés visibles, filtres, tris, groupes. + +--- + +## 4. Full-page vs. Inline + +### Databases pleine page (Full-page) +- Apparaissent comme n'importe quelle page dans la sidebar. +- **Verrouillage** possible : `•••` → **Lock database** (empêche la modification des propriétés/options). +- Transformer en inline : glisser dans une autre page → `⋮⋮` → **Turn into inline**. + +### Databases en ligne (Inline) +- Contrôles et menus **masqués** jusqu'au survol. +- Étendre en pleine page : cliquer sur **⤡** en haut. +- Transformer en pleine page : `⋮⋮` puis glisser vers la sidebar. +- Actions via `⋮⋮` : **Delete, Duplicate, Move, Copy link**. + +### Dupliquer une database +- **Inline** : survol → `⋮⋮` → **Duplicate**. +- **Full-page** : `•••` → **Duplicate**. +- Choix : **Duplicate with content** (avec les pages) ou **without content** (structure seule). + +--- + +## 5. Les propriétés + +Les propriétés ajoutent du contexte et permettent de **filtrer, trier et rechercher**. + +### Types de propriétés disponibles + +| Propriété | Usage | +|-----------|-------| +| **Text** | Texte formaté (notes, résumés, descriptions). | +| **Number** | Nombres, avec format devise ou barre de progression. | +| **Select** | Une option parmi une liste de tags. | +| **Status** | Progression : To-do, In Progress, Complete. | +| **Multi-Select** | Plusieurs tags/catégories. | +| **Date** | Date ou plage de dates (heure optionnelle). | +| **Formula** | Calculs basés sur d'autres propriétés. | +| **Relation** | Connexion entre databases. | +| **Rollup** | Agrégation d'infos issues d'une relation. | +| **Person** | Assigner une personne/groupe du workspace. | +| **File** | Upload de fichiers et images. | +| **Checkbox** | Vrai/faux (tâches légères). | +| **URL** | Lien web. | +| **Email** | Adresse email (ouvre le client mail). | +| **Phone** | Numéro (déclenche l'appel). | +| **Created time / by** | Auto-généré (non éditable). | +| **Last edited time / by** | Auto-mis à jour (non éditable). | +| **Button** | Automatiser des actions en un clic. | +| **ID** | Identifiant numérique unique, immuable. | +| **Place** | Localisation (services de localisation, nom, adresse). | + +> 💡 **Notion AI** peut auto-remplir certains types de propriétés. + +### Gérer les propriétés +- **Créer** : **Add property** ou `+` à droite → nom + type. +- **Éditer** : menu ⚙️ en haut → **Edit properties**. +- **Masquer/afficher** : **Property visibility** → 👁️. +- **Valeurs** : la façon d'éditer varie par type (date picker, tags, upload de fichier…). + +> ⚠️ **Limite** : max **500 propriétés** par database. + +--- + +## 6. Relations & Rollups + +### Relations +Une **relation** connecte les éléments de deux databases (ou d'une database à elle-même). + +**Exemple** : une database *Customers* + une database *Items* → savoir quel client a acheté quel article. + +**Créer une relation :** +1. Ajouter une propriété → type **Relation**. +2. Chercher la database cible. +3. **Add relation**. + +**Relations bidirectionnelles (2-way) :** +- Par défaut, les relations sont **1-way**. +- Activer **Show on [database]** pour synchroniser dans les deux sens. + +**Options :** +- **Limiter** le nombre de pages liées (1 page ou illimité). +- **Property visibility** : Always show / Hide when empty / Always hide. +- **Personnaliser les propriétés affichées** dans la relation. +- **Relation vers elle-même** : ex. tâches liées entre elles. + +### Rollups +Un **rollup** agrège les données issues d'une relation (compter, additionner, moyenne…). + +> ⚠️ On **ne peut pas faire un rollup d'un rollup** (risque de boucles). + +--- + +## 7. Formules + +Une propriété **Formula** exécute des calculs basés sur d'autres propriétés, via le langage de formules Notion. + +### Où utiliser les formules +- Comme **propriété de database**. +- Dans une **action de bouton**. +- Dans une **action de database button**. +- Dans une **action d'automatisation**. + +### Exemples concrets + + + +Due date = date de début + 2 semaines + +dateAdd(Start Date, 2, "week") +Marquer "Overdue" en rouge/gras si dépassé et non terminé + +if(and(now() > Due Date, Status != "Done"), style("Overdue", "red", "b"), "") +Nombre de tâches liées + +Tasks.length() + + +### Éléments du langage +- **Properties** : `prop("Nom")` +- **Opérateurs math** : `+ - * % ^` +- **Booléens** : `true`, `false` +- **Comparaison** : `== > >= < <= !=` +- **Logiques** : `and`, `or`, `not` +- **Ternaire** : `X ? Y : Z` (équivalent à `if(X, Y, Z)`) + +### Fonctions courantes +`if()`, `ifs()`, `empty()`, `length()`, `substring()`, `contains()`, `replace()`, `lower()`, `upper()`, `style()`, `format()`, `now()`, `today()`, `dateAdd()`, `dateBetween()`, `.first()`, `.every()`, `.filter()`, `.map()`, `round()`, `min()`, `max()`, `sum()`, `mean()`… + +> 💡 **Notion AI** peut créer/éditer vos formules à partir d'une description. + +--- + +## 8. Templates de database + +Les **templates** permettent de répliquer une structure de page en un clic (ex. notes de réunion, rapport de bug, spec design). + +**Créer un template :** +1. Flèche déroulante à côté de **New** → **+ New template**. +2. Nommer le template (= nom affiché). +3. Prédéfinir propriétés (ex. Priority = P1) et contenu (texte, images, embeds, sous-pages). + +**Utiliser un template :** menu déroulant du bouton **New** → choisir le template. + +**Templates récurrents :** répétition quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. + +**Nesting (imbrication) :** +- Pas de nesting dans un template récurrent **quotidien**. +- Max **3 niveaux** d'imbrication. + +> ⚠️ Les templates sont **propres à chaque database**. Évitez de remplir les propriétés relation dans un template (sauf si vous voulez lier toutes les pages à la même cible). + +--- + +## 9. Tâches, sous-items & sprints + +### Sub-items (sous-éléments) +Découpent une tâche en plus petites parties, visibles dans toutes les vues. +- **Activer** : ⚙️ → **More settings** → **Sub-items** → **Turn on**. +- **Affichage** : *Nested in toggle*, *Flattened list*, *Card property*… +- **Filtres** : Parents only / Parents and sub-items / Sub-items only. + +### Dependencies (dépendances) +Connectent les tâches de façon linéaire (A bloque B). +- Options de décalage automatique des dates : + - **Shift only when dates overlap** + - **Shift & maintain time between items** + - **Do not automatically shift** +- Option pour éviter les week-ends. + +### Task database +Une database avec les propriétés **status, assignee, due date**. +- **Activer** : ⚙️ → **More settings** → **Turn into Tasks**. +- Les tâches assignées apparaissent dans **My tasks** (widget dans Home). +- Propriété **ID** : identifiant unique, URL directe (`notion.so/TASK-123`). + +### Sprints +Nécessitent une **Task database**. +- **Activer** : ⚙️ → **More settings** → **Sprints** → **Turn on sprints**. +- **Sprint board** : Current Sprint / Sprint planning / Backlog. +- **Sprints database** : vue générale + Timeline. +- **Réglages** : durée (1 à 8 semaines), jour de début, gestion des tâches incomplètes, complétion automatique. + +--- + +## 10. Data sources + +Chaque database contient **au moins une data source**. Une database peut en contenir **plusieurs**. + +**Cas d'usage multi-sources :** +- **CRM** : contacts + entreprises + deals + activités. +- **Gestion de projet** : membres + projets + tâches + ressources. +- **Recrutement** : candidats + postes + départements + entretiens. + +**Ajouter/gérer :** icône slider → **Manage data sources**. +- **Sources** : celles originaires de cette database (Move / Move to Trash / Add). +- **Linked** : celles venant d'ailleurs (X pour retirer). + +**Databases liées (linked) :** +- Les vues/filtres/tris/groupes créés sur une database liée **n'affectent pas** l'originale. +- En revanche, l'édition du **titre, des propriétés ou des pages** est **répercutée** sur la source d'origine. +- Le niveau d'accès respecte celui de la database originale. + +> ⚠️ Pour partager une page contenant une data source liée, le destinataire doit avoir accès à la **database originale**. + +--- + +## 11. Les Database Views + +Une **vue** est une manière d'afficher/organiser les données. Chaque vue peut avoir ses propres filtres, tris, groupes et propriétés visibles. + +### Types de vues disponibles + +| Vue | Description | Idéal pour | +|-----|-------------|-----------| +| **Table** | Format tableur classique (lignes/colonnes). | Données structurées, aperçu complet. | +| **Board (Kanban)** | Colonnes de cartes regroupées par propriété (ex. Status). | Workflows, gestion de tâches. | +| **Timeline** | Chronologie horizontale (type Gantt). | Planification, dépendances. | +| **Calendar** | Vue calendrier basée sur une propriété Date. | Événements, deadlines. | +| **List** | Liste minimaliste et épurée. | Notes, docs, lecture simple. | +| **Gallery** | Cartes visuelles avec aperçu d'image/contenu. | Moodboards, portfolios. | +| **Chart** | Graphiques (barres, courbes, camemberts…). | Analyse, reporting, dashboards. | +| **Form** | Formulaire de saisie qui crée de nouvelles entrées. | Collecte de données, sondages. | +| **Map** | Localisation des éléments (propriété Place). | Lieux, adresses. | +| **Feed** | Flux de contenu de type actualité. | Mises à jour, annonces. | + +### Layouts (mises en page) +Chaque vue possède des **options de layout** personnalisables : taille des cartes, aperçu d'image, propriétés affichées, ouverture des pages, etc. + +### Dashboards +Combinez plusieurs vues liées + charts sur une même page pour un tableau de bord centralisé. + +### Ajouter/éditer une vue +1. Cliquer sur **+** à côté des vues existantes. +2. Choisir le type de layout. +3. Éditer : nom, layout, visibilité des propriétés, filtres, tris, groupes. + +> 💡 Vous pouvez ajouter une **vue liée** d'une autre data source dans n'importe quelle database. + +--- + +## 12. Filtres, tris & regroupements + +### Filtres (Filters) +Affichent uniquement les éléments correspondant à des critères. +- Ex. : Status = "In Progress", Due Date = cette semaine. +- Filtres multiples avec logique **AND / OR**. +- Groupes de filtres avancés (imbriqués). + +### Tris (Sorts) +Ordonnent les éléments selon une ou plusieurs propriétés (ascendant/descendant). + +### Regroupements (Groups) +Regroupent visuellement les éléments par propriété (ex. par Status dans un board, par assigné, par date). +- **Group** (regroupement principal) et **Sub-group** (sous-regroupement, notamment en board). + +> ⚠️ Sur une **database liée**, filtres/tris/groupes sont locaux et n'affectent pas l'originale. + +--- + +## 13. Récapitulatif des vues + + + +📊 Table → tableur (colonnes/lignes) +📋 Board → kanban (colonnes de cartes) +📅 Calendar → calendrier (par date) +⏱️ Timeline → chronologie / Gantt +📝 List → liste épurée +🖼️ Gallery → cartes visuelles +📈 Chart → graphiques +🗺️ Map → carte géographique +📰 Feed → flux d'actualité +🗒️ Form → formulaire de saisie + + +--- + +## 14. Cas d'usage + +- **Gestion de projet** : Task database + sous-items + dépendances + sprints, vues Board/Timeline/Calendar. +- **CRM** : database multi-sources (contacts, entreprises, deals), vues filtrées par étape. +- **Notes de réunion** : templates récurrents + relation vers clients/projets. +- **Suivi OKR** : relation entre database d'OKR et database de tâches, rollups pour la progression. +- **Portfolio / moodboard** : vue Gallery avec propriété File. +- **Collecte de données** : vue Form partagée en externe. +- **Reporting** : Dashboard combinant charts et vues liées. + +--- + +## 15. Limites à connaître + +- **500 propriétés max** par database. +- **Pas de rollup d'un rollup** (évite les boucles). +- **Au-delà de 1 000 éléments** : les nouvelles pages peuvent apparaître au milieu de la collection (indexation). +- **Export CSV** : les relations s'exportent en URL texte brut ; **impossible de réimporter** pour rétablir les relations. +- **Duplication d'une database avec relation** : la relation dupliquée devient **1-way** (convertible à nouveau en 2-way). +- **Templates** : non partagés entre databases ; nesting limité à 3 niveaux ; pas de nesting dans un template récurrent quotidien. +- **Databases liées** : nécessitent l'accès à la database originale pour le partage. + +--- + +## ✅ En résumé + +Une **Database Notion** = une collection de pages, décrites par des **propriétés**, reliées entre elles par des **relations/rollups**, enrichies par des **formules**, structurées par des **templates**, et affichées à travers de multiples **vues** (table, board, calendrier, timeline, gallery, chart, form, map, feed, list) — chacune personnalisable par des **filtres, tris et regroupements**. Le tout peut regrouper plusieurs **data sources** pour créer des outils tout-en-un (CRM, gestion de projet, recrutement…). + +*Guide basé sur la documentation officielle du Notion Help Center.* + +*Database* +https://www.notion.com/help/category/databases +https://www.notion.com/help/intro-to-databases +https://www.notion.com/help/database-properties +https://www.notion.com/help/relations-and-rollups +https://www.notion.com/help/formulas +https://www.notion.com/help/formula-syntax +https://www.notion.com/help/database-templates +https://www.notion.com/help/tasks-and-dependencies +https://www.notion.com/help/sprints +https://www.notion.com/help/data-sources-and-linked-databases + +*Database view* +https://www.notion.com/help/category/database-views +https://www.notion.com/help/category/database-views/all +https://www.notion.com/help/views-filters-and-sorts +https://www.notion.com/help/tables +https://www.notion.com/help/boards +https://www.notion.com/help/timelines +https://www.notion.com/help/calendars +https://www.notion.com/help/lists +https://www.notion.com/help/dashboards +https://www.notion.com/help/galleries +https://www.notion.com/help/charts +https://www.notion.com/help/forms +https://www.notion.com/help/maps +https://www.notion.com/help/feeds +https://www.notion.com/help/layouts